Sistematización y hábitos

 Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para hablaros de algo que me apasiona y es la sistematización de procesos. Si tienes los proceso sistematizados la posibilidad de cometer errores se reduce a la mínima expresión.

¿Qué es la sistematización de procesos? Se trata de poner en marcha un conjunto de prácticas que se repiten de forma constante cada vez que se quiera obtener un resultado. Permite agilizar proceso y es replicable por cualquiera que siga los pasos.

Es muy interesante dedicar un rato cada mañana a crear hábitos de sistematización, dedicar 15 minutos cada día a revisar lo que harás en tu jornada, establecer la tarea diamante y mantenerte concentrada te hace ganar horas en el día. Ya sabéis que el tiempo es relativo y como os he contado alguna vez sobreestimamos lo que podemos hacer en un día y en cambio subestimamos lo que podemos hacer a largo plazo. Dedicando 15 minutos cada mañana a sistematizar un proceso ganamos tiempo. Es cierto que el día tiene 24 horas para todos/as pero si no vamos cambiando de actividad constantemente las tareas tendrán menos duración de la estimada y, además, tendrás la sensación de control tu tiempo lo que provoca una gran paz mental.

El primer hábito productivo es evitar leer el correo como nuestra primera tarea del día ya que eso te obliga a reaccionar y todo aquello que sale como reacción y espontánea puede contener errores. Pedro Margolles, de Neoscientia, escribía hoy sobre la productividad y reproducía una cita del escritor G. Michael Hopf que dice: "Los tiempos difíciles crean hombres fuertes y los hombres fuertes crean tiempos difíciles".

Es el ciclo de la vida y de la civilización. Las fechas límites te hacen ser más productivo pero después de sacar la faena y pasar la dificultad hace falta volver de nuevo a la cotidianeidad, es como los ciclos de la naturaleza, después del invierno siempre viene la primavera.

En definitiva, en cualquier trabajo siempre tenemos dos tipos de tareas:

1.- Las rutinarias que no hay más remedio que hacer: contestar el correo, archivar, ordenar los documentos que guardas en el escritorio, preparar plantillas de respuestas...

2.- Las tareas importantes o tareas diamantes.

El 20 % de nuestras acciones producen el 80 % de nuestros resultados. Debemos identificar cuál es la tarea que más nos hace avanzar y trabajar en sistematizarla.

Las tareas rutinarias hay que hacerlas porque nos ayudan a mantener la limpieza y la organización, valores necesarios en cualquier negocio, pero si gastas tu energía en tomar pequeñas decisiones que no producen grandes resultados te bloqueas, no priorizas las acciones estratégicas y acabas tomando decisiones impulsivas.

Hay que minimizar el número de decisiones que se toman al día y esto se hace sistematizando los procesos para ahorrar energía. Además, en caso de que no estés, tus colaboradores tienen una guía para saber qué hacer evitando así incertidumbres y posibles paralizaciones.

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Impacto en la comunicación: romper con la previsión genera recuerdo

 

Hola a todos/as,

Hoy os escribo porque ayer leí un correo de Maider Tomasena que me encantó y en el que explicaba que para comunicar con impacto lo mejor es reducir lo que sobra, utilizar un lenguaje comprensible y sobre todo estructurar muy bien lo que se quiere comunicar. En definitiva, hay que ser breve y sencillo, la comunicación que más impacto tiene es la que evoca emociones y se escribe de manera sencilla y ordenada. 

Este correo lo enlacé con una conferencia que escuché hace unos días en estreaming y que hablaba sobre las diferentes variables de la comunicación, la jornada estaba enfocada hacía el marketing y decía que en un mundo hiper-estimulado lo primero que hay que lograr es la atención de tu interlocutor y una vez conseguido esto, el siguiente paso es generar recuerdo, que lo que le digas no caiga en el pozo sin fondo de los más de 1.000 mensajes que ha recibido tu interlocutor ese día sino que se cree un recuerdo, que tu mensaje sea memorable. Recuerdo que disfruté mucho de la conferencia porque el ponente ponía muchos ejemplos y utilizaba el sentido del humor para ello. 

Al final de la conferencia mi aprendizaje fue que solo recuerdas aquello que te impacta, por lo que para ser efectiva tengo que enfocar mis acciones en el objetivo de crear recuerdo. Romper con la previsión genera recuerdo, te saca de tu zona de comodidad y te obliga a reaccionar por lo que te aseguro que ya no lo olvidas, pero también puedes lograr el recuerdo generando un contraste entre emociones, como el miedo y el humor, por ejemplo, en la conferencia contaban que una marca comercial estaba comercializando café blanco, te aseguro que a nadie se le olvida este café, sin embargo, entre los asistentes a la conferencia estaban aquellos que con mucha ilusión deseaban probar el café blanco o los que, como yo, tenían un fuerte resistencia y decían que el café blanco no es café. Te aseguro que no estaría dispuesta a probarlo, sin embargo si que tengo que decir que el efecto que deseaban lo lograron, recuerdo perfectamente la marca y el café blanco, quizás yo no sea partidaria de probar este café pero cuando vea otro producto de esta misma empresa me acordaré de ellos y pensaré "estos son los que crearon el café blanco", se han asegurado la conciencia de marca, su público objetivo ya sabemos que existe. Recordad la máxima de que lo que no se conoce no existe, ya están generando marca, posicionamiento y sobre todo debate entre los que dicen que si es café y los que argumentamos lo contrario.

En definitiva, la comunicación efectiva y con impacto es aquella que genera recuerdo en la mente de tu interlocutor. Tal vez genere recuerdo por cómo le haces sentir, o quizás por los contrastes que usas pero lo más efectivo es romper con las previsiones y hacer o decir lo que no se espera, generar sorpresa.

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Los hábitos como aliados para conseguir nuestros objetivos

 

Más del 50% de las acciones que repetimos cada día son hábitos que hacemos en piloto automático, actividades repetidas que, sin esfuerzo, nos llegan a nuestros objetivos.

Para conseguir nuestros objetivos podemos usar nuestra fuerza de voluntad o crear pequeños hábitos diarios que se consoliden en el tiempo pero hay que pensar que la fuerza de voluntad es una energía que agota por lo que cuando el objetivo pierda novedad terminaremos abandonándolo por otro más novedoso.

Un libro que recomiendo y que trata muy bien este tema es el de "Hábitos atómicos" de James Clear. Se trata de un libro muy práctico con buenas ideas para poner en marcha desde que empiezas a leerlo. Una de las ideas que se trabaja es que el hábito permanece contigo cuando pasa a formar parte de tu identidad, lo tienes en tu mente y es parte de ti y para ello te lo tienes que poner fácil desde el principio, intentando que el contexto sea tu aliado para hacer las cosas lo más fácil posible y dando el paso más pequeño posible para que no suponga un gran esfuerzo instaurarlo. Lo malo de los hábitos es que en determinado momento pueden volverse aburridos.

En un estudio realizado por la Universidad de California, el equipo investigador pidió a los participantes en el experimento que registraran lo que hacían cada dos horas durante dos días, por ejemplo, estudiar, pasear, conversar, socializar, salir con amigos... y que registraran si sentían satisfechos con lo que estaban haciendo en ese momento. Los investigadores descubrieron que cuando se realizaban actividades repetitivas o cotidianas las emociones eran menos intensas que cuando se estaba realizando algo nuevo.

Así llegaron a la llamada “doble ley de los hábitos”: “La repetición tiene múltiples efectos”, dice. “Uno es fortalecer la huella de la memoria de una acción, para que las tendencias habituales se fortalezcan. La otra es debilitar tu respuesta emocional (comienza el aburrimiento), de modo que ya no disfrutas mucho de lo que estás haciendo”.

En este sentido hay muchas investigaciones sobre cómo instaurar hábitos que sean aliados en la consecución de tus objetivos pero hay que tener en cuenta que los hábitos pueden llevarnos también al aburrimiento y al abandono de los mismos por lo que cuando veamos que dejamos de seguir algunos hábitos que nos ayudan a la consecución de nuestros objetivos habría qué pensar cómo sustituirlos por otros que nos motiven más, sean más divertidos y trabajen a nuestro favor.

“El desafío”, dicen los investigadores, “es descubrir cómo cambiar las cosas en tu mente sin dejar de mantener la eficiencia”.

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Valores como la autenticidad y la vulnerabilidad mejoran el clima laboral.

Según un artículo publicado en  Harvard Business review los empleados/as que indican que tienen buenos amigos/as en el trabajo tienen niveles más altos de productividad, atención y satisfacción laboral que el resto de personal.

En una encuesta realizada por Pew and American Life Project se pone de manifiesto que solo el 12% de los vínculos más cercanos de los encuestados/as pertenecían a su entorno profesional y si ampliamos el círculo y analizamos las personas que fueron importantes en la vida del encuestado/a los resultados no son muy diferentes ya que solo el 19% tenía una relación un poco significativa con algún compañero/a de trabajo.

Según la pirámide de Maslow la tercera necesidad básica y fundamental del ser humano es la pertenencia, necesitamos pertenecer a una tribu o grupo que nos apoye. Según Maslow la falta de pertenencia a un grupo nos puede provocar ansiedad o incluso depresión. 

En este sentido y teniendo en cuenta esta necesidad básica podemos pensar que uno de los lugares en el que más tiempo pasamos es en el trabajo, pasamos entre 8 y 9 horas diarias en el centro de trabajo por lo que podría ser un lugar ideal para fomentar conexiones positivas que incrementen nuestro bienestar y para aumentar nuestra productividad, salud y confianza.

No obstante la amistad en el trabajo suele ser complicada por diversos motivos, cuando surge un conflicto se suele solucionar más fácilmente si no hay una amistad de por medio y se pueden tomar decisiones basadas en resultados sin interponer otras situaciones que podrían influir y que hacen que los límites entre trabajo y amistad se difuminen. Además, la competencia suele ser parte de la cultura de trabajo y ello nos empuja a poner límites a la amistad por miedo a sentirnos vulnerables. 

Sin embargo muchos de los beneficios que provienen de tener amigos en el trabajo se consolidan en valores como mostrar la vulnerabilidad, la autenticidad, la empatía y la humildad. Enfatizar estos valores hace que el ambiente de trabajo sea más amigable incluso si no hay verdadera amistad.

En resumen, la investigación llevada a cabo por John Cacoioppo, pionero en la neurociencia social, muestra que los verdaderos beneficios para la salud y la felicidad provienen no tanto de la cantidad de amigos que tengas sino más bien de la conexión social que tengas con ellos/as, de modo que nutrir el sentimiento interno de conexión y amistad es lo más importante para mantener un excelente ambiente de trabajo.

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Optimiza tu rendimiento

 

Buenos días a todos/as,

Después de muchos días sin contaros nada hoy amanecí con ganas de escribir, así que como dice la canción de "Los Aslandticos" "Hoy será será mi primer día, y mañana también y el resto de mi vida". Si no has escuchado la canción puedes hacerlo ahora. Yo la descubrí en un concierto de un grupo que sigo que se llama Yambú y, después de escucharla, se te queda como un estribillo que no puedes dejar de tararear porque es muy pegadiza.

Os cuento que según los últimos estudios sobre neuroproductividad nuestra capacidad de atención ha bajado desde los 40 segundos a 8 en los últimos años. Estamos acostumbrados a la recompensa inmediata y ello influye en nuestra productividad.

Fijaos que la atención plena dura de media 5,7 segundos, cuando pasa este tiempo o bien miramos el móvil o alguna red social o nos distraemos de alguna manera con algo que tenemos cerca o a veces incluso con algún pensamiento. Esto sucede normalmente porque tenemos demasiados objetivos en nuestra mente y queremos repasarlos para no olvidar ninguno. Nuestro cerebro es optimista y multiplica por 7 las tareas que cree que puede hacer en un día de modo que luego para poder cumplir con el planning se dispersa de una tarea a otra sin acabar ninguna. Es cierto que con este entrenamiento nuestra capacidad de multitasking ha mejorado pero, aún así, produce muchos errores porque la pérdida de foco nos hace perder tiempo que teníamos ya planificado para otras tareas y dejar cosas sin hacer que provocan ruido.

Para evitar esto, a mí me ha funcionado trabajar en bloques de tiempo, concretamente tengo 3 bloques establecidos. El primero desde que llego a la oficina, reviso la planificación del día y empiezo hasta la hora del almuerzo, suelen haber entre 90 minutos y 2 horas, para mí el tiempo optimo para estar enfocada.

El segundo bloque es desde que regreso de almorzar, reviso de nuevo la planificación y hasta las 13:00 horas en que me tomo un café. El café de la una está tan interiorizado que no me hacen falta alarmas, mi cuerpo me indica que es la 1 y casi siempre acierto.

Por último el tercer bloque va desde que me tomo el café y reviso la planificación hasta que salgo de trabajar.

Durante el primer bloque hago la "tarea diamante" aquella que me hace avanzar y que me da la satisfacción de que, pase lo que pase, ya está hecha. Fijaos que cada vez que paro e inicio un nuevo bloque reviso la planificación, este es el hecho que hace que todo funcione. Si no la revisas y confías en tu memoria terminarás perdida y divagando.

El segundo bloque varía según el día, cada día de la semana lo dedica a avanzar en una de las grandes tareas en que divido todas las tareas del departamento, excepto que salga alguna urgencia y aún así siempre recuerdo que mi amigo Ramón me enseñó que "Lo urgente, mañana lo será más o... habrá dejado de serlo", por experiencia os cuento que en la mayoría de las ocasiones las urgencias no son verdaderas urgencias sino que la perspectiva hace que cada uno veamos las urgencias de diferente forma.

Y por último el tercer bloque lo dedico "al laberinto de lo cotidiano"(*) contesto correos, atiendo llamadas, reviso algunas cosas y planifico el día siguiente.

Trabajar por bloques de tiempo es una buena opción para optimizar tu tiempo pero para ello es necesario un trabajo previo de agrupación de tareas similares, planificación y sobre todo no perder nunca el foco de cuál es tu intención del día o tu objetivo. A mí me ayuda mucho tenerlo escrito al lado de las tareas del día de modo que lo leo continuamente, si no lo tienes presente es muy fácil olvidarse y dedicar tu día al laberinto de lo cotidiano a apagar fuegos sin avanzar ni hacer nada significativo o que le de el sentido a tu día.

Es curioso que sentido tiene dos acepciones, una es lo que tiene importancia para ti y la otra es dirección. Si tienes un sentido tienes una dirección y si sabes donde vas encontrarás el camino. Como sabéis una de mis novelas preferidas es "Alicia en el País de las Maravillas" y allí hay un pasaje que me encanta:

Alicia está perdida y encuentra en su camino al gato:
–¿te importaría decirme, por
favor, qué camino debo tomar desde aquí? –Eso
depende en gran medida de adónde quieres ir, -dijo el
Gato. –¡No me importa mucho adónde…! –dijo
Alicia. –Entonces, da igual la dirección –dijo el Gato. Añadiendo:
¡Cualquiera que tomes está bien…! –¡Gracias
añadió Alicia a modo de explicación.
-¡Ah!, dijo el gato: –ten la seguridad de que
llegarás, sobre todo si caminas bastante,
añadiendo: ¡…Nadie camina la vida sin haber pisado
en falso muchas veces.!"

(*) Término acuñado por la comunidad de superhábitos

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Informe mundial sobre la felicidad 2021

 

Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para hablaros del último informe sobre felicidad hecho en plena pandemia. A pesar del dolor, la frustración y la infelicidad general causada por la pandemia la encuesta muestra que tenemos una resiliencia asombrosa.

En general hemos experimentado más tristeza y ansiedad durante el año 2020 que en los años anteriores sin embargo en promedio no ha cambiado nuestra satisfacción con la vida. La incertidumbre nos ha hecho tambalearnos pero, en general, hemos conseguido adaptarnos a la nueva situación y seguir adelante.

Los países más felices del mundo siguen siendo los escandinavos. Finlandia y Dinamarca  están en la cabeza y el tercer puesto es para Suiza. España se encuentra en la posición 27 de un total de 149 países. Al empezar las encuestas, al principio de la pandemia, el resultado era que nos sentíamos ansiosos, deprimidos y solos, pero continuaron las encuestas y las que se realizaron en verano eran mucho más positivas. En marzo el 23% de los encuestados tenía sentimientos negativos, en abril bajo al 21% y los resultados comenzaron a estabilizarse en el mes de julio.

Los investigadores también utilizaron google para conocer el estado de ánimo de las personas y descubrieron que los días con más casos de COVID las búsquedas en google eran mucho más negativas.

Con la pandemia cambiaron los valores que aportan felicidad, así antes de la misma el dinero y el empleo estaba en una posición muy alta, en 2020 la escala de valores cambia y en las primeras posiciones aparecen la generosidad y la confianza. El autor del estudio indica que la pandemia ha dado oportunidades para ver la bondad de los demás. 

Es cierto que este año la encuesta se ha realizado por vía telefónica y han habido menos respuestas que otros años y además no se ha podido llegar a parte de la población  porque carecen de teléfono o viven en zonas sin cobertura, no obstante, es importante destacar como la bondad y la confianza son los dos elementos más favorables para ser felices y han adelantado a otras como tener un buen empleo o un buen salario.

Orden y productividad

 

Buenos días,

Hoy me paso por aquí para hablaros sobre rituales de orden y como influyen en la productividad. Tener las cosas ordenadas y en su sitio te ayuda a encontrar la armonía y a sentirte más tranquila. No hay nada como llegar a casa y que cada cosa esté en su sitio o llegar a la oficina y que la mesa invite a la simplicidad y a encontrar las cosas cuando las necesitas.

Voy a explicar el proceso en tres sencillos pasos:

1.- He experimentado que lo mejor es empezar por la lista de los innecesarios y deshacernos de todo aquello que no necesitamos y que simplemente acumulamos por si algún día nos hace falta pero cuando llega el día y lo necesitas, nunca lo encuentras, es la ley de Murphy, que te aseguro que funciona.

Deshazte sin piedad de los innecesarios y piensa que muchas veces no son objetos físicos sino que también pueden ser archivos digitales, compromisos que no te aportan, grupos de WhatsApp que nunca lees o newsletters a los que alguna vez te sucribiste y que en estos momentos no te interesan.

Si empiezas por la lista de los innecesarios has apostado por la simplificación y la claridad y te será mucho más fácil ordenar el resto de cosas que sí que usas.

2.- El segundo paso es limpiar las superficies imán, siempre hay algún lugar en el que tiendes a poner cosas que no tienen sitio y empiezas por un pos-it, le sigue un boli, luego un papel y llega un momento en que la superficie ha atraído tantas cosas que casi ni la ves. Empieza por despejar las superficies imán y hacer un compromiso contigo misma de que esta zona estará siempre despejada o al menos dedicarás un día ala semana a despejarla. Es como la habitación de los trastos, un día dejaste un libro, otro una maleta y con el paso del tiempo, pasó de la habitación de la plancha a trastero casi por arte de magia o la silla que todos tenemos en la habitación y en que un día dejamos la ropa porque estamos muy cansadas y a la semana que viene hay casi más ropa que en el armario.

3.- El último paso es establecer un sistema o proceso para que el orden se mantenga, ya sabéis que soy fan de las listas de verificación y de sistematizar procesos, pues bien, el orden también necesita sistematización para que se mantenga. Si dedicas cada día 10 minutos a ordenar con un plan preestablecido no necesitarás pasar un domingo maratoniano ordenando la casa para que tres meses después esté exactamente igual que el primer día.

Está estudiado que la claridad está asociada al orden y con claridad, foco y plan de acción es más fácil que consigas aquello que te hayas propuesto. Además, el orden reduce el estrés, te ayuda a ser más consciente de las cosas que tienes que hacer, hay una relación clara entre el orden en nuestra vida y nuestro estado de ánimo.

El orden no es un fin en si mismo, es un medio para mejorar nuestro trabajo. Mucha gente piensa que tener la mesa abarrotada es un signo de una persona ocupada y relevante profesionalmente pero, no es cierto, es mucho más efectivo cerrar temas, archivar expedientes y empezar nuevo ciclo. No hay nada más motivador que empezar un nuevo ciclo, los que me conocéis sabéis mi pasión por la luna y los ciclos lunares, todo en la vida tiene ciclos, las estaciones, la luna, los ciclos de sueño... En fin no hay nada como dedicar tiempo a cerrar ciclos y evitar distracciones cuando buscas algo que no encuentras o cuando encuentras algo que no te acordabas que tenías.