Sistematización y hábitos

 Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para hablaros de algo que me apasiona y es la sistematización de procesos. Si tienes los proceso sistematizados la posibilidad de cometer errores se reduce a la mínima expresión.

¿Qué es la sistematización de procesos? Se trata de poner en marcha un conjunto de prácticas que se repiten de forma constante cada vez que se quiera obtener un resultado. Permite agilizar proceso y es replicable por cualquiera que siga los pasos.

Es muy interesante dedicar un rato cada mañana a crear hábitos de sistematización, dedicar 15 minutos cada día a revisar lo que harás en tu jornada, establecer la tarea diamante y mantenerte concentrada te hace ganar horas en el día. Ya sabéis que el tiempo es relativo y como os he contado alguna vez sobreestimamos lo que podemos hacer en un día y en cambio subestimamos lo que podemos hacer a largo plazo. Dedicando 15 minutos cada mañana a sistematizar un proceso ganamos tiempo. Es cierto que el día tiene 24 horas para todos/as pero si no vamos cambiando de actividad constantemente las tareas tendrán menos duración de la estimada y, además, tendrás la sensación de control tu tiempo lo que provoca una gran paz mental.

El primer hábito productivo es evitar leer el correo como nuestra primera tarea del día ya que eso te obliga a reaccionar y todo aquello que sale como reacción y espontánea puede contener errores. Pedro Margolles, de Neoscientia, escribía hoy sobre la productividad y reproducía una cita del escritor G. Michael Hopf que dice: "Los tiempos difíciles crean hombres fuertes y los hombres fuertes crean tiempos difíciles".

Es el ciclo de la vida y de la civilización. Las fechas límites te hacen ser más productivo pero después de sacar la faena y pasar la dificultad hace falta volver de nuevo a la cotidianeidad, es como los ciclos de la naturaleza, después del invierno siempre viene la primavera.

En definitiva, en cualquier trabajo siempre tenemos dos tipos de tareas:

1.- Las rutinarias que no hay más remedio que hacer: contestar el correo, archivar, ordenar los documentos que guardas en el escritorio, preparar plantillas de respuestas...

2.- Las tareas importantes o tareas diamantes.

El 20 % de nuestras acciones producen el 80 % de nuestros resultados. Debemos identificar cuál es la tarea que más nos hace avanzar y trabajar en sistematizarla.

Las tareas rutinarias hay que hacerlas porque nos ayudan a mantener la limpieza y la organización, valores necesarios en cualquier negocio, pero si gastas tu energía en tomar pequeñas decisiones que no producen grandes resultados te bloqueas, no priorizas las acciones estratégicas y acabas tomando decisiones impulsivas.

Hay que minimizar el número de decisiones que se toman al día y esto se hace sistematizando los procesos para ahorrar energía. Además, en caso de que no estés, tus colaboradores tienen una guía para saber qué hacer evitando así incertidumbres y posibles paralizaciones.

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Impacto en la comunicación: romper con la previsión genera recuerdo

 

Hola a todos/as,

Hoy os escribo porque ayer leí un correo de Maider Tomasena que me encantó y en el que explicaba que para comunicar con impacto lo mejor es reducir lo que sobra, utilizar un lenguaje comprensible y sobre todo estructurar muy bien lo que se quiere comunicar. En definitiva, hay que ser breve y sencillo, la comunicación que más impacto tiene es la que evoca emociones y se escribe de manera sencilla y ordenada. 

Este correo lo enlacé con una conferencia que escuché hace unos días en estreaming y que hablaba sobre las diferentes variables de la comunicación, la jornada estaba enfocada hacía el marketing y decía que en un mundo hiper-estimulado lo primero que hay que lograr es la atención de tu interlocutor y una vez conseguido esto, el siguiente paso es generar recuerdo, que lo que le digas no caiga en el pozo sin fondo de los más de 1.000 mensajes que ha recibido tu interlocutor ese día sino que se cree un recuerdo, que tu mensaje sea memorable. Recuerdo que disfruté mucho de la conferencia porque el ponente ponía muchos ejemplos y utilizaba el sentido del humor para ello. 

Al final de la conferencia mi aprendizaje fue que solo recuerdas aquello que te impacta, por lo que para ser efectiva tengo que enfocar mis acciones en el objetivo de crear recuerdo. Romper con la previsión genera recuerdo, te saca de tu zona de comodidad y te obliga a reaccionar por lo que te aseguro que ya no lo olvidas, pero también puedes lograr el recuerdo generando un contraste entre emociones, como el miedo y el humor, por ejemplo, en la conferencia contaban que una marca comercial estaba comercializando café blanco, te aseguro que a nadie se le olvida este café, sin embargo, entre los asistentes a la conferencia estaban aquellos que con mucha ilusión deseaban probar el café blanco o los que, como yo, tenían un fuerte resistencia y decían que el café blanco no es café. Te aseguro que no estaría dispuesta a probarlo, sin embargo si que tengo que decir que el efecto que deseaban lo lograron, recuerdo perfectamente la marca y el café blanco, quizás yo no sea partidaria de probar este café pero cuando vea otro producto de esta misma empresa me acordaré de ellos y pensaré "estos son los que crearon el café blanco", se han asegurado la conciencia de marca, su público objetivo ya sabemos que existe. Recordad la máxima de que lo que no se conoce no existe, ya están generando marca, posicionamiento y sobre todo debate entre los que dicen que si es café y los que argumentamos lo contrario.

En definitiva, la comunicación efectiva y con impacto es aquella que genera recuerdo en la mente de tu interlocutor. Tal vez genere recuerdo por cómo le haces sentir, o quizás por los contrastes que usas pero lo más efectivo es romper con las previsiones y hacer o decir lo que no se espera, generar sorpresa.

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Los hábitos como aliados para conseguir nuestros objetivos

 

Más del 50% de las acciones que repetimos cada día son hábitos que hacemos en piloto automático, actividades repetidas que, sin esfuerzo, nos llegan a nuestros objetivos.

Para conseguir nuestros objetivos podemos usar nuestra fuerza de voluntad o crear pequeños hábitos diarios que se consoliden en el tiempo pero hay que pensar que la fuerza de voluntad es una energía que agota por lo que cuando el objetivo pierda novedad terminaremos abandonándolo por otro más novedoso.

Un libro que recomiendo y que trata muy bien este tema es el de "Hábitos atómicos" de James Clear. Se trata de un libro muy práctico con buenas ideas para poner en marcha desde que empiezas a leerlo. Una de las ideas que se trabaja es que el hábito permanece contigo cuando pasa a formar parte de tu identidad, lo tienes en tu mente y es parte de ti y para ello te lo tienes que poner fácil desde el principio, intentando que el contexto sea tu aliado para hacer las cosas lo más fácil posible y dando el paso más pequeño posible para que no suponga un gran esfuerzo instaurarlo. Lo malo de los hábitos es que en determinado momento pueden volverse aburridos.

En un estudio realizado por la Universidad de California, el equipo investigador pidió a los participantes en el experimento que registraran lo que hacían cada dos horas durante dos días, por ejemplo, estudiar, pasear, conversar, socializar, salir con amigos... y que registraran si sentían satisfechos con lo que estaban haciendo en ese momento. Los investigadores descubrieron que cuando se realizaban actividades repetitivas o cotidianas las emociones eran menos intensas que cuando se estaba realizando algo nuevo.

Así llegaron a la llamada “doble ley de los hábitos”: “La repetición tiene múltiples efectos”, dice. “Uno es fortalecer la huella de la memoria de una acción, para que las tendencias habituales se fortalezcan. La otra es debilitar tu respuesta emocional (comienza el aburrimiento), de modo que ya no disfrutas mucho de lo que estás haciendo”.

En este sentido hay muchas investigaciones sobre cómo instaurar hábitos que sean aliados en la consecución de tus objetivos pero hay que tener en cuenta que los hábitos pueden llevarnos también al aburrimiento y al abandono de los mismos por lo que cuando veamos que dejamos de seguir algunos hábitos que nos ayudan a la consecución de nuestros objetivos habría qué pensar cómo sustituirlos por otros que nos motiven más, sean más divertidos y trabajen a nuestro favor.

“El desafío”, dicen los investigadores, “es descubrir cómo cambiar las cosas en tu mente sin dejar de mantener la eficiencia”.

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