Herramientas de mejora en la productividad

 

Buenos días a todos/as,

Hoy vuelvo con un tema recurrente y en el que estoy avanzando con el último curso sobre transformación digital. Retomo el tema de la productividad, pero hoy, desde otro punto de vista, hoy nos vamos a centrar en las herramientas digitales que nos ayudan a avanzar en nuestras tareas como mayor efectividad.

En primer lugar y antes de empezar quisiera recordar algo que ya os he contado en otras ocasiones pero que es necesario recordar para evitar la pérdida de tiempo en cosas que no nos van a aportar valor. Ya sabéis que el tiempo es nuestro bien más escaso y hay que aprovecharlo al máximo, pero no solo en trabajar, también podemos aprovechar el tiempo que ahorremos en salir a pasear o en estar más cerca de la familia.

En definitiva, no se trata de integrar todas las herramientas digitales que existen, ni de probarlas para ver si nos gustan, como siempre, nos tenemos que basar en la estrategia para decidir qué herramientas nos aportan valor y nos ayudan a ser productivos, hay que seleccionar teniendo en mente nuestros objetivos.

Como siempre el primer paso es ver cuáles son las tareas que más espacio ocupan en nuestro día a día, necesitamos hacer es un análisis de cómo utilizamos nuestro tiempo y qué tareas de las que hacemos e mayor medida se pueden automatizar. Recordad aquello de que el 20 % de nuestras tareas producen el 80 % del impacto, vamos a centrarnos en ese 20 % y hacer que aún sea más efectivo.

Una vez sepamos en que consumimos nuestro tiempo es el momento de ver qué herramientas utilizamos y cuáles nos funcionan o cuáles se podrían mejorar. No vamos a cambiar las que usamos pero si podemos testear otras que están apareciendo y que son muy útiles para, por ejemplo, organizar la información y evitar la pérdida de tiempo en buscar archivos que no sabemos dónde hemos guardado.

Cuando conozcamos en qué usamos nuestro tiempo y qué podemos mejorar podemos seleccionar las herramientas. Fijaos que el primer paso no es la acción, lo primero es tener claro cuáles son los objetivos, qué deseamos lograr y tener nuestra meta clara porque ello nos ayudará a tomar las mejores decisiones. Si usas el tiempo en definir cuál es el objetivo, la estrategia para llegar a dichos objetivos y el plan de acción para cosneguirlo ya trienes casi todo el camino recorrido, lo que menos cuesta es implementar las herramientas e implartarlo. Recuerda que el trabajo previo es fundamental.

Una de las herramientas que más me gusta es planner, si trabajas en equipo o to do si no hace falta compartir las tareas con tus compañeros/as. Planificar con planner o con to do evita correos electrónicos que solo causan ruido. Creo que ha llegado la hora de minimizar el uso del correo a cosas esporádicas y en que realmente sea necesario. En el próximo post os hablaré del correo.

Otra de las herramientas útiles es el calendario de google para apuntar aquellas tareas que tienen una fecha y hora prefijada. Es muy útil porque si usas el correo de outllook puedes convertir correos en tareas y ahorrar tiempo en la planificación.

Otra herramienta a incoporar es one drive o cualquier herramienta en la nube para compartir documentos. En mi caso, uso Office 365 y tengo integradas todas las herramientas que necesito. To do, Planner, One Drive y Teams para las reuniones virtuales. Si te ayudas de estas herramientas te aseguro que tus correos disminuirán al menos en un 20 % porque ya no hará falta enviar correos de recordatorios, ni para invitar a reuniones, ni para planificar...

Todas estas herramientas solo funcionan si:

1.- Antes de utilizarlas tienes claro para qué las vas a utilizar y que quieres conseguir.

2.- Agendas tiempo para hacer la planificación semanal el lunes a primera hora y el viernes a última para revisar la semana. Hace falta un método, sistematizar los procesos es la mejor herramienta para que no hayan errores. 

Los entornos digitales nos ayudan a simplificar tareas y a dar respuesta a nuevos retos y desafios que van surgiendo.

Espero que os haya gustado, en el próximo post os hablaré del correo electrónico y en los siguientes iré entrando en cada una de las herramientas. Además también os quiero hablar de sistematizar la búsqueda y la organización de la información y de los criterios para archivar de forma que todo el equipo encuentre siempre lo que bsuca inlcuso si no le dijiste dónde lo guardaste.

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Transformación digital

 

Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para contaros que estoy haciendo un curso sobre transformación digital promocionado por el Ayuntamiento de Valencia. Estoy disfrutando mucho del curso y de la plataforma interactiva de aprendizaje, es un entorno que invita a explorar nuevas posibilidades y te incita a usar nuevas herramientas. Una forma de trabajar diferente da resultados diferentes. Aprovecho para dar mis más sinceras felicitaciones a los creadores de la plataforma

Estoy impresionada porque me gusta mucho leer en papel, no me gusta los e-books ni las plataformas digitales. Me gusta el papel, en estos días tenemos una compañera nueva en el equipo y me he comprado un rotafolios para enseñarles, en papel, me gusta explorar las herramientas digitales a mi alcance, me gusta probar nuevos métodos, nuevos sitemas y sobre todo comparar. Recuerdo que mi abuela siemrpe decia: "Qui estiga be que no es menege" pero  creo que es en lo único que no le hago caso porque me gusta moverme, testar y analizar en base a mi experiencia.

Os cuento todo esto porque ayer estuve estudiando los pasos para implementar un proceso de digitalización y me dí cuenta que, aunque estemos hablando de tecnología e innovación, los procesos siempre son los mismos, pero adaptados a las nuevas circuntancias.

Las fases en el proceso de digitalización son:

1.- Diagnóstico inicial, como siempre, debemos saber de dónde partimos para poder trazar la estrategía y disfrutar del camino, si no sabes donde estás ni adonde vas es cómo decía Séneca: "No hay viento favorable para el que no sabe dónde va" o como decía el gato de Alicia "Si no sabes dónde vas cualquier camino te llevará allí" y lo que no le dice es que llegará después de muchas vueltas porque se puede ir al sitio en línea recta o haciendo zig zag. 

Esta fase es común siempre a cualquier camino que iniciemos ¿Dónde estamos?

2.- Analizar nuestro posicionamiento actual.- Una vez sabemos desde donde partimos tenemos que encender el GPS y ver dónde queremos ir y en qué parte del camino me encuentro.

Tengo que pensar cómo quiero ser percibido, cuál es el plus que aporto, en qué me diferencio y qué puedo aportar.  Como véis esta fase se repite también es la visión de dónde voy y qué quiero conseguir.

3.- Personalización.- Nuestro objetivo final es dar un mejor servicio al cliente o usuario para ello debemos personalizar el trato, hay que esforzarse porque nuestro usuario se sienta único porque esta pequeña acción genera un gran impacto positivo en los resultados finales. Es importante visibilizar que se trabaja en conseguir este tipo de relación y que pueden contactar contigo para resolver dudas.

4.- Construir acuerdos, alianzas y colaboraciones: "lo bueno compartido, dos veces bueno"

Se trata de transmitir la cultura de la digitalización y compartir nuevos valores, nuevas herramientas de trabajo para innovar en los procesos ys ervicios y comprometerse para adquirir nuevas capacidades.

Necesitamos transmitir a nuestros colaboradores la visión de futuro y para ello es necesario tener una visión transversal del equipo y tener objetivos a medio o largo plazo.

Ayer descubrí nuevas herramientas colaborativas como Hopin y estoy explorando otras nuevas que pronto pondré en práctica y os hablaré de ellas, las que más me gustan son las que nos acercan en la comunicación y transmiten cercania.

He experimentado que, últimamente, muy poca gente contesta el correo, y al final, pasará como con el teléfono, será una herramienta que usaremos en contadas ocasiones, muchas administraciones usan Whatsapp o Telegram para estar conectados con sus usuarios y facilitarles la comunicación.

Es cierto que el correo es una gran fuga de tiempo mpero muy útil si tienes un sistema.

5.- Estrategía.- Este es el último paso, sin un plan de acción no hay cambio, necesitamos una hoja de ruta para ir paso a paso y en los tiempos previstos. 

Como os he dicho al principio son las mismas fases que para insertar cualquier otro proceso: diagnóstico inicial, visión, estrategia y acción. Hasta los estoicos lo tenían claro. Por cierto, ¿os he hablado ya de los estoicos?

Por último, necesitamos dos cosas más, una es acceso a las herramientas digitales, aunque hay versiones gratuitas y la otra, y muy importante, es una gran pasión para ponerlas en práctica, creer que el esfuerzo que estás realizando es por un buen resultado y arropar a tu equipo para que también lo crea.

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Por favor, ¿Hay algo que no sea urgente?

Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para reflexionar sobre si la matriz de Eisenhower sigue siendo valida en nuestros días. Confieso que siempre he sido seguidora nata de la matriz y sus cuadrantes pero, en la época en que estamos, rodeados de información, con cientos de estimulos y la cultura de la inmediatez, me pregunto si el concepto de lo urgente y de lo importante sigue siendo el mismo o ha evolucionado con el tiempo.

Hoy en día todo entra como urgente y me pregunto ¿urgente para quien? Además lo importante ha pasado a ser algo subjetivo, para saber si es importante necesitamos indicadores que nos permitan medir el impacto que dicha acción  va a ocasionar y no disponemos de tiempo para pensarlos de una forma clara y precisa, o mejor dicho, no es nuestra prioridad.

En estos momentos para elegir las tareas productivas necesitamos otras fórmulas, necesitamos crear hábitos y sistematizar procesos, si nos guiamos por las urgencias nos pasaremos el día apagando incendios y no avanzaremos con las tareas ralmente importantes y que nos llevan a cumplir con nuestros objetivos.

Llegados a este punto siempre recuerdo lo que me decía mi compañero Ramón y que viene al hilo. Siempre me decía "Lo urgente, mañana lo será más o... habrá dejado de serlo". Ramón, tengo que confesarte que cada vez estoy más segura de que tenías razón. También recuerdo a un profesor que tuve que en la firma de sus correos electrónicos siempre escribia, "Recuerda, tu urgencia no es la mía, planifica con tiempo." El 90 % de las cosas que creemos urgentes en realidad no lo son.

Lo que sigue vigente y me encanta es la matriz de lo urgente y no importante, el cuadrante 3, delegar. Este es mi cuadrante preferido pero para delegar con efectividad son importantes dos cosas: La primera es que delegues con el convencimiento de que la persona que lo va a hacer lo va a hacer igual o mejor que tú y para esto solo necesitas confianza y seguridad en la persona en quien delegas.

La segunda cosa que tienes que tener en cuenta es que necesitas delegar la tarea con todos los instrumentos que necesita para hacer la tarea ya que si piensas que las tiene y no es así o no las encuentra, tendrás interrupciones justificadas cada 10 minutos y, entonces, no avanzarás con lo importante. 

Me encanta delegar, confieso que al principio me costaba mucho,  pero he comprendido que no se puede crecer si no sueltas, soltar es crecer y asumir que siempre van a haber errores pero que los errores son aprendizajes, nadie está exento de errores pero la buena noticia es que podemos minimizarlos con sistemas, plantillas, check list, etc... Recuerda la memoria no es un buen sistema, ni de planificación de tareas ni de procesos, es mejor documentarlo y tener un buen sistema de gestión del conocimiento.

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La primera impresión se forma en tan solo 7 segundos

                                                         Buenos días a todos/as,

Hoy os escribo para contaros que este fin de semana he ido a ver la feria del empleo que han hecho en los jardines del MUVIM y pese a que habían muy pocos stands me ha gustado mucho la organización, la estructura y la gestión que han hecho del evento. Aprovecho este post para felicitar a los organizadores y sobre todo por elegir un enclave tan bonito para su realización.

En uno de los stands, concretamente en el de Valencia Activa estaban informando sobre cursos gratuitos, su portal de empleo y sus jornadas sobre emprendimiento. En otro stand estaban haciendo fotos profesionales para el curriculum, en otra caseta estaban haciendo juegos de rol, sobre cómo hacer una entrevista o cómo preparar el elevator Pitch...

Sobre este tema es el que quiero hablaros, porque creo que es un tema importante en comunicación. Si te estás preguntado qué es el "elevator pitch", te diré que es un discurso de presentación de una duración de entre 30 segundos y un minuto. ¡Impresionante! ¿Cómo me voy a presentar en menos de un minuto? Pues aquí os resumo la explicación. Muy resumida es que la primera impresión se forma en los primeros 7 segundos de conocer a una persona por lo que no podemos perder ni una oportunidad, hay que tenerlo listo y comunicarlo con confianza y seguridad.

Lo primero que explicaron es que el discurso tiene que estar preparado previamente y practicado para que suene natural, esto es lógico, es como todo en la vida, cuanto más tiempo dedicas mejor sale. Si solo tienes un minuto para hacer un discurso eficiente lo mejor es no perder la oportunidad y tenerlo ensayado.

Pero después hay que tener en cuenta muchas cosas que seguro que te suenan de otros posts y que son siempre las mismas reglas de comunicación:

1.- Con la primera frase trata de captar la atención de tu interlocutor. La primera frase es muy importante, incluso en las novelas, si coges una novela y lees la primera frase veras que siempre levanta la intriga para que sigas leyendo, por ejemplo, en la obra Cien años de soledad Gabriel García Márquez empieza diciendo: "Muchos años después, frente al pelotón de fusilamiento, el coronel Aureliano Buendía había de recordar aquella tarde remota en que su padre lo llevó a conocer el hielo".

Los lectores tiene ganas de saber más, apela a lo emotivo y además nos deja en intrigados. La primera frase de tu discurso debería ser clara, sencilla y concisa, de modo que el interlocutor espere saber cómo haces lo que haces.

2.- Usa tu tono natural, que lo que digas te represente. No utilices tecnicismos ni palabras difíciles que faciliten la comprensión. Esto sucede incluso con el lenguaje administrativo, se trata de acercarte a tu interlocutor por lo tanto el lenguaje siempre debe ser sencillo, natural y conciso pero, sin caer en el coloquialismo.

3.- Incluye una historia, una frase, un gancho que te haga empatizar con tu audiencia. Esto también lo vemos en todos los discursos, trata de dar datos, pero eso si, que no sean aburridos o incluye una historia memorable o algo que te identifique y destaque tu valor diferencial.

La gente suele recordar bien las historias y además generan confianza y transmiten valores. La historia debe ser memorable y sobre todo concisa porque tiene que caber en el discurso global de un minuto.

4.- Incluye una propuesta de valor clara y el beneficio que aportas.

Y eso si, todo esto debe durar solo 30 segundos o un poco más, así que para adquirir seguridad y confianza lo mejor es practicarlo, practicarlo y seguir practicando. Yo ya estoy preparando el mío, ¿te animas?

La estructura de este discurso es:

- Indicar quien soy.

- Qué resuelvo y cómo lo hago.

- Indicar el elemento diferenciador.

- Cerrar el discurso con algo que atraiga.

Voy a intentar preparar mi discurso y os cuento el resultado.

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Sistematización y hábitos

 Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para hablaros de algo que me apasiona y es la sistematización de procesos. Si tienes los proceso sistematizados la posibilidad de cometer errores se reduce a la mínima expresión.

¿Qué es la sistematización de procesos? Se trata de poner en marcha un conjunto de prácticas que se repiten de forma constante cada vez que se quiera obtener un resultado. Permite agilizar proceso y es replicable por cualquiera que siga los pasos.

Es muy interesante dedicar un rato cada mañana a crear hábitos de sistematización, dedicar 15 minutos cada día a revisar lo que harás en tu jornada, establecer la tarea diamante y mantenerte concentrada te hace ganar horas en el día. Ya sabéis que el tiempo es relativo y como os he contado alguna vez sobreestimamos lo que podemos hacer en un día y en cambio subestimamos lo que podemos hacer a largo plazo. Dedicando 15 minutos cada mañana a sistematizar un proceso ganamos tiempo. Es cierto que el día tiene 24 horas para todos/as pero si no vamos cambiando de actividad constantemente las tareas tendrán menos duración de la estimada y, además, tendrás la sensación de control tu tiempo lo que provoca una gran paz mental.

El primer hábito productivo es evitar leer el correo como nuestra primera tarea del día ya que eso te obliga a reaccionar y todo aquello que sale como reacción y espontánea puede contener errores. Pedro Margolles, de Neoscientia, escribía hoy sobre la productividad y reproducía una cita del escritor G. Michael Hopf que dice: "Los tiempos difíciles crean hombres fuertes y los hombres fuertes crean tiempos difíciles".

Es el ciclo de la vida y de la civilización. Las fechas límites te hacen ser más productivo pero después de sacar la faena y pasar la dificultad hace falta volver de nuevo a la cotidianeidad, es como los ciclos de la naturaleza, después del invierno siempre viene la primavera.

En definitiva, en cualquier trabajo siempre tenemos dos tipos de tareas:

1.- Las rutinarias que no hay más remedio que hacer: contestar el correo, archivar, ordenar los documentos que guardas en el escritorio, preparar plantillas de respuestas...

2.- Las tareas importantes o tareas diamantes.

El 20 % de nuestras acciones producen el 80 % de nuestros resultados. Debemos identificar cuál es la tarea que más nos hace avanzar y trabajar en sistematizarla.

Las tareas rutinarias hay que hacerlas porque nos ayudan a mantener la limpieza y la organización, valores necesarios en cualquier negocio, pero si gastas tu energía en tomar pequeñas decisiones que no producen grandes resultados te bloqueas, no priorizas las acciones estratégicas y acabas tomando decisiones impulsivas.

Hay que minimizar el número de decisiones que se toman al día y esto se hace sistematizando los procesos para ahorrar energía. Además, en caso de que no estés, tus colaboradores tienen una guía para saber qué hacer evitando así incertidumbres y posibles paralizaciones.

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Investigación e Innovación @saraialba: La "S" de sistematización y serenidad- método fase

Impacto en la comunicación: romper con la previsión genera recuerdo

 

Hola a todos/as,

Hoy os escribo porque ayer leí un correo de Maider Tomasena que me encantó y en el que explicaba que para comunicar con impacto lo mejor es reducir lo que sobra, utilizar un lenguaje comprensible y sobre todo estructurar muy bien lo que se quiere comunicar. En definitiva, hay que ser breve y sencillo, la comunicación que más impacto tiene es la que evoca emociones y se escribe de manera sencilla y ordenada. 

Este correo lo enlacé con una conferencia que escuché hace unos días en estreaming y que hablaba sobre las diferentes variables de la comunicación, la jornada estaba enfocada hacía el marketing y decía que en un mundo hiper-estimulado lo primero que hay que lograr es la atención de tu interlocutor y una vez conseguido esto, el siguiente paso es generar recuerdo, que lo que le digas no caiga en el pozo sin fondo de los más de 1.000 mensajes que ha recibido tu interlocutor ese día sino que se cree un recuerdo, que tu mensaje sea memorable. Recuerdo que disfruté mucho de la conferencia porque el ponente ponía muchos ejemplos y utilizaba el sentido del humor para ello. 

Al final de la conferencia mi aprendizaje fue que solo recuerdas aquello que te impacta, por lo que para ser efectiva tengo que enfocar mis acciones en el objetivo de crear recuerdo. Romper con la previsión genera recuerdo, te saca de tu zona de comodidad y te obliga a reaccionar por lo que te aseguro que ya no lo olvidas, pero también puedes lograr el recuerdo generando un contraste entre emociones, como el miedo y el humor, por ejemplo, en la conferencia contaban que una marca comercial estaba comercializando café blanco, te aseguro que a nadie se le olvida este café, sin embargo, entre los asistentes a la conferencia estaban aquellos que con mucha ilusión deseaban probar el café blanco o los que, como yo, tenían un fuerte resistencia y decían que el café blanco no es café. Te aseguro que no estaría dispuesta a probarlo, sin embargo si que tengo que decir que el efecto que deseaban lo lograron, recuerdo perfectamente la marca y el café blanco, quizás yo no sea partidaria de probar este café pero cuando vea otro producto de esta misma empresa me acordaré de ellos y pensaré "estos son los que crearon el café blanco", se han asegurado la conciencia de marca, su público objetivo ya sabemos que existe. Recordad la máxima de que lo que no se conoce no existe, ya están generando marca, posicionamiento y sobre todo debate entre los que dicen que si es café y los que argumentamos lo contrario.

En definitiva, la comunicación efectiva y con impacto es aquella que genera recuerdo en la mente de tu interlocutor. Tal vez genere recuerdo por cómo le haces sentir, o quizás por los contrastes que usas pero lo más efectivo es romper con las previsiones y hacer o decir lo que no se espera, generar sorpresa.

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Los hábitos como aliados para conseguir nuestros objetivos

 

Más del 50% de las acciones que repetimos cada día son hábitos que hacemos en piloto automático, actividades repetidas que, sin esfuerzo, nos llegan a nuestros objetivos.

Para conseguir nuestros objetivos podemos usar nuestra fuerza de voluntad o crear pequeños hábitos diarios que se consoliden en el tiempo pero hay que pensar que la fuerza de voluntad es una energía que agota por lo que cuando el objetivo pierda novedad terminaremos abandonándolo por otro más novedoso.

Un libro que recomiendo y que trata muy bien este tema es el de "Hábitos atómicos" de James Clear. Se trata de un libro muy práctico con buenas ideas para poner en marcha desde que empiezas a leerlo. Una de las ideas que se trabaja es que el hábito permanece contigo cuando pasa a formar parte de tu identidad, lo tienes en tu mente y es parte de ti y para ello te lo tienes que poner fácil desde el principio, intentando que el contexto sea tu aliado para hacer las cosas lo más fácil posible y dando el paso más pequeño posible para que no suponga un gran esfuerzo instaurarlo. Lo malo de los hábitos es que en determinado momento pueden volverse aburridos.

En un estudio realizado por la Universidad de California, el equipo investigador pidió a los participantes en el experimento que registraran lo que hacían cada dos horas durante dos días, por ejemplo, estudiar, pasear, conversar, socializar, salir con amigos... y que registraran si sentían satisfechos con lo que estaban haciendo en ese momento. Los investigadores descubrieron que cuando se realizaban actividades repetitivas o cotidianas las emociones eran menos intensas que cuando se estaba realizando algo nuevo.

Así llegaron a la llamada “doble ley de los hábitos”: “La repetición tiene múltiples efectos”, dice. “Uno es fortalecer la huella de la memoria de una acción, para que las tendencias habituales se fortalezcan. La otra es debilitar tu respuesta emocional (comienza el aburrimiento), de modo que ya no disfrutas mucho de lo que estás haciendo”.

En este sentido hay muchas investigaciones sobre cómo instaurar hábitos que sean aliados en la consecución de tus objetivos pero hay que tener en cuenta que los hábitos pueden llevarnos también al aburrimiento y al abandono de los mismos por lo que cuando veamos que dejamos de seguir algunos hábitos que nos ayudan a la consecución de nuestros objetivos habría qué pensar cómo sustituirlos por otros que nos motiven más, sean más divertidos y trabajen a nuestro favor.

“El desafío”, dicen los investigadores, “es descubrir cómo cambiar las cosas en tu mente sin dejar de mantener la eficiencia”.

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