Por favor, ¿Hay algo que no sea urgente?

Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para reflexionar sobre si la matriz de Eisenhower sigue siendo valida en nuestros días. Confieso que siempre he sido seguidora nata de la matriz y sus cuadrantes pero, en la época en que estamos, rodeados de información, con cientos de estimulos y la cultura de la inmediatez, me pregunto si el concepto de lo urgente y de lo importante sigue siendo el mismo o ha evolucionado con el tiempo.

Hoy en día todo entra como urgente y me pregunto ¿urgente para quien? Además lo importante ha pasado a ser algo subjetivo, para saber si es importante necesitamos indicadores que nos permitan medir el impacto que dicha acción  va a ocasionar y no disponemos de tiempo para pensarlos de una forma clara y precisa, o mejor dicho, no es nuestra prioridad.

En estos momentos para elegir las tareas productivas necesitamos otras fórmulas, necesitamos crear hábitos y sistematizar procesos, si nos guiamos por las urgencias nos pasaremos el día apagando incendios y no avanzaremos con las tareas ralmente importantes y que nos llevan a cumplir con nuestros objetivos.

Llegados a este punto siempre recuerdo lo que me decía mi compañero Ramón y que viene al hilo. Siempre me decía "Lo urgente, mañana lo será más o... habrá dejado de serlo". Ramón, tengo que confesarte que cada vez estoy más segura de que tenías razón. También recuerdo a un profesor que tuve que en la firma de sus correos electrónicos siempre escribia, "Recuerda, tu urgencia no es la mía, planifica con tiempo." El 90 % de las cosas que creemos urgentes en realidad no lo son.

Lo que sigue vigente y me encanta es la matriz de lo urgente y no importante, el cuadrante 3, delegar. Este es mi cuadrante preferido pero para delegar con efectividad son importantes dos cosas: La primera es que delegues con el convencimiento de que la persona que lo va a hacer lo va a hacer igual o mejor que tú y para esto solo necesitas confianza y seguridad en la persona en quien delegas.

La segunda cosa que tienes que tener en cuenta es que necesitas delegar la tarea con todos los instrumentos que necesita para hacer la tarea ya que si piensas que las tiene y no es así o no las encuentra, tendrás interrupciones justificadas cada 10 minutos y, entonces, no avanzarás con lo importante. 

Me encanta delegar, confieso que al principio me costaba mucho,  pero he comprendido que no se puede crecer si no sueltas, soltar es crecer y asumir que siempre van a haber errores pero que los errores son aprendizajes, nadie está exento de errores pero la buena noticia es que podemos minimizarlos con sistemas, plantillas, check list, etc... Recuerda la memoria no es un buen sistema, ni de planificación de tareas ni de procesos, es mejor documentarlo y tener un buen sistema de gestión del conocimiento.

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La primera impresión se forma en tan solo 7 segundos

                                                         Buenos días a todos/as,

Hoy os escribo para contaros que este fin de semana he ido a ver la feria del empleo que han hecho en los jardines del MUVIM y pese a que habían muy pocos stands me ha gustado mucho la organización, la estructura y la gestión que han hecho del evento. Aprovecho este post para felicitar a los organizadores y sobre todo por elegir un enclave tan bonito para su realización.

En uno de los stands, concretamente en el de Valencia Activa estaban informando sobre cursos gratuitos, su portal de empleo y sus jornadas sobre emprendimiento. En otro stand estaban haciendo fotos profesionales para el curriculum, en otra caseta estaban haciendo juegos de rol, sobre cómo hacer una entrevista o cómo preparar el elevator Pitch...

Sobre este tema es el que quiero hablaros, porque creo que es un tema importante en comunicación. Si te estás preguntado qué es el "elevator pitch", te diré que es un discurso de presentación de una duración de entre 30 segundos y un minuto. ¡Impresionante! ¿Cómo me voy a presentar en menos de un minuto? Pues aquí os resumo la explicación. Muy resumida es que la primera impresión se forma en los primeros 7 segundos de conocer a una persona por lo que no podemos perder ni una oportunidad, hay que tenerlo listo y comunicarlo con confianza y seguridad.

Lo primero que explicaron es que el discurso tiene que estar preparado previamente y practicado para que suene natural, esto es lógico, es como todo en la vida, cuanto más tiempo dedicas mejor sale. Si solo tienes un minuto para hacer un discurso eficiente lo mejor es no perder la oportunidad y tenerlo ensayado.

Pero después hay que tener en cuenta muchas cosas que seguro que te suenan de otros posts y que son siempre las mismas reglas de comunicación:

1.- Con la primera frase trata de captar la atención de tu interlocutor. La primera frase es muy importante, incluso en las novelas, si coges una novela y lees la primera frase veras que siempre levanta la intriga para que sigas leyendo, por ejemplo, en la obra Cien años de soledad Gabriel García Márquez empieza diciendo: "Muchos años después, frente al pelotón de fusilamiento, el coronel Aureliano Buendía había de recordar aquella tarde remota en que su padre lo llevó a conocer el hielo".

Los lectores tiene ganas de saber más, apela a lo emotivo y además nos deja en intrigados. La primera frase de tu discurso debería ser clara, sencilla y concisa, de modo que el interlocutor espere saber cómo haces lo que haces.

2.- Usa tu tono natural, que lo que digas te represente. No utilices tecnicismos ni palabras difíciles que faciliten la comprensión. Esto sucede incluso con el lenguaje administrativo, se trata de acercarte a tu interlocutor por lo tanto el lenguaje siempre debe ser sencillo, natural y conciso pero, sin caer en el coloquialismo.

3.- Incluye una historia, una frase, un gancho que te haga empatizar con tu audiencia. Esto también lo vemos en todos los discursos, trata de dar datos, pero eso si, que no sean aburridos o incluye una historia memorable o algo que te identifique y destaque tu valor diferencial.

La gente suele recordar bien las historias y además generan confianza y transmiten valores. La historia debe ser memorable y sobre todo concisa porque tiene que caber en el discurso global de un minuto.

4.- Incluye una propuesta de valor clara y el beneficio que aportas.

Y eso si, todo esto debe durar solo 30 segundos o un poco más, así que para adquirir seguridad y confianza lo mejor es practicarlo, practicarlo y seguir practicando. Yo ya estoy preparando el mío, ¿te animas?

La estructura de este discurso es:

- Indicar quien soy.

- Qué resuelvo y cómo lo hago.

- Indicar el elemento diferenciador.

- Cerrar el discurso con algo que atraiga.

Voy a intentar preparar mi discurso y os cuento el resultado.

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Sistematización y hábitos

 Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para hablaros de algo que me apasiona y es la sistematización de procesos. Si tienes los proceso sistematizados la posibilidad de cometer errores se reduce a la mínima expresión.

¿Qué es la sistematización de procesos? Se trata de poner en marcha un conjunto de prácticas que se repiten de forma constante cada vez que se quiera obtener un resultado. Permite agilizar proceso y es replicable por cualquiera que siga los pasos.

Es muy interesante dedicar un rato cada mañana a crear hábitos de sistematización, dedicar 15 minutos cada día a revisar lo que harás en tu jornada, establecer la tarea diamante y mantenerte concentrada te hace ganar horas en el día. Ya sabéis que el tiempo es relativo y como os he contado alguna vez sobreestimamos lo que podemos hacer en un día y en cambio subestimamos lo que podemos hacer a largo plazo. Dedicando 15 minutos cada mañana a sistematizar un proceso ganamos tiempo. Es cierto que el día tiene 24 horas para todos/as pero si no vamos cambiando de actividad constantemente las tareas tendrán menos duración de la estimada y, además, tendrás la sensación de control tu tiempo lo que provoca una gran paz mental.

El primer hábito productivo es evitar leer el correo como nuestra primera tarea del día ya que eso te obliga a reaccionar y todo aquello que sale como reacción y espontánea puede contener errores. Pedro Margolles, de Neoscientia, escribía hoy sobre la productividad y reproducía una cita del escritor G. Michael Hopf que dice: "Los tiempos difíciles crean hombres fuertes y los hombres fuertes crean tiempos difíciles".

Es el ciclo de la vida y de la civilización. Las fechas límites te hacen ser más productivo pero después de sacar la faena y pasar la dificultad hace falta volver de nuevo a la cotidianeidad, es como los ciclos de la naturaleza, después del invierno siempre viene la primavera.

En definitiva, en cualquier trabajo siempre tenemos dos tipos de tareas:

1.- Las rutinarias que no hay más remedio que hacer: contestar el correo, archivar, ordenar los documentos que guardas en el escritorio, preparar plantillas de respuestas...

2.- Las tareas importantes o tareas diamantes.

El 20 % de nuestras acciones producen el 80 % de nuestros resultados. Debemos identificar cuál es la tarea que más nos hace avanzar y trabajar en sistematizarla.

Las tareas rutinarias hay que hacerlas porque nos ayudan a mantener la limpieza y la organización, valores necesarios en cualquier negocio, pero si gastas tu energía en tomar pequeñas decisiones que no producen grandes resultados te bloqueas, no priorizas las acciones estratégicas y acabas tomando decisiones impulsivas.

Hay que minimizar el número de decisiones que se toman al día y esto se hace sistematizando los procesos para ahorrar energía. Además, en caso de que no estés, tus colaboradores tienen una guía para saber qué hacer evitando así incertidumbres y posibles paralizaciones.

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Impacto en la comunicación: romper con la previsión genera recuerdo

 

Hola a todos/as,

Hoy os escribo porque ayer leí un correo de Maider Tomasena que me encantó y en el que explicaba que para comunicar con impacto lo mejor es reducir lo que sobra, utilizar un lenguaje comprensible y sobre todo estructurar muy bien lo que se quiere comunicar. En definitiva, hay que ser breve y sencillo, la comunicación que más impacto tiene es la que evoca emociones y se escribe de manera sencilla y ordenada. 

Este correo lo enlacé con una conferencia que escuché hace unos días en estreaming y que hablaba sobre las diferentes variables de la comunicación, la jornada estaba enfocada hacía el marketing y decía que en un mundo hiper-estimulado lo primero que hay que lograr es la atención de tu interlocutor y una vez conseguido esto, el siguiente paso es generar recuerdo, que lo que le digas no caiga en el pozo sin fondo de los más de 1.000 mensajes que ha recibido tu interlocutor ese día sino que se cree un recuerdo, que tu mensaje sea memorable. Recuerdo que disfruté mucho de la conferencia porque el ponente ponía muchos ejemplos y utilizaba el sentido del humor para ello. 

Al final de la conferencia mi aprendizaje fue que solo recuerdas aquello que te impacta, por lo que para ser efectiva tengo que enfocar mis acciones en el objetivo de crear recuerdo. Romper con la previsión genera recuerdo, te saca de tu zona de comodidad y te obliga a reaccionar por lo que te aseguro que ya no lo olvidas, pero también puedes lograr el recuerdo generando un contraste entre emociones, como el miedo y el humor, por ejemplo, en la conferencia contaban que una marca comercial estaba comercializando café blanco, te aseguro que a nadie se le olvida este café, sin embargo, entre los asistentes a la conferencia estaban aquellos que con mucha ilusión deseaban probar el café blanco o los que, como yo, tenían un fuerte resistencia y decían que el café blanco no es café. Te aseguro que no estaría dispuesta a probarlo, sin embargo si que tengo que decir que el efecto que deseaban lo lograron, recuerdo perfectamente la marca y el café blanco, quizás yo no sea partidaria de probar este café pero cuando vea otro producto de esta misma empresa me acordaré de ellos y pensaré "estos son los que crearon el café blanco", se han asegurado la conciencia de marca, su público objetivo ya sabemos que existe. Recordad la máxima de que lo que no se conoce no existe, ya están generando marca, posicionamiento y sobre todo debate entre los que dicen que si es café y los que argumentamos lo contrario.

En definitiva, la comunicación efectiva y con impacto es aquella que genera recuerdo en la mente de tu interlocutor. Tal vez genere recuerdo por cómo le haces sentir, o quizás por los contrastes que usas pero lo más efectivo es romper con las previsiones y hacer o decir lo que no se espera, generar sorpresa.

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Los hábitos como aliados para conseguir nuestros objetivos

 

Más del 50% de las acciones que repetimos cada día son hábitos que hacemos en piloto automático, actividades repetidas que, sin esfuerzo, nos llegan a nuestros objetivos.

Para conseguir nuestros objetivos podemos usar nuestra fuerza de voluntad o crear pequeños hábitos diarios que se consoliden en el tiempo pero hay que pensar que la fuerza de voluntad es una energía que agota por lo que cuando el objetivo pierda novedad terminaremos abandonándolo por otro más novedoso.

Un libro que recomiendo y que trata muy bien este tema es el de "Hábitos atómicos" de James Clear. Se trata de un libro muy práctico con buenas ideas para poner en marcha desde que empiezas a leerlo. Una de las ideas que se trabaja es que el hábito permanece contigo cuando pasa a formar parte de tu identidad, lo tienes en tu mente y es parte de ti y para ello te lo tienes que poner fácil desde el principio, intentando que el contexto sea tu aliado para hacer las cosas lo más fácil posible y dando el paso más pequeño posible para que no suponga un gran esfuerzo instaurarlo. Lo malo de los hábitos es que en determinado momento pueden volverse aburridos.

En un estudio realizado por la Universidad de California, el equipo investigador pidió a los participantes en el experimento que registraran lo que hacían cada dos horas durante dos días, por ejemplo, estudiar, pasear, conversar, socializar, salir con amigos... y que registraran si sentían satisfechos con lo que estaban haciendo en ese momento. Los investigadores descubrieron que cuando se realizaban actividades repetitivas o cotidianas las emociones eran menos intensas que cuando se estaba realizando algo nuevo.

Así llegaron a la llamada “doble ley de los hábitos”: “La repetición tiene múltiples efectos”, dice. “Uno es fortalecer la huella de la memoria de una acción, para que las tendencias habituales se fortalezcan. La otra es debilitar tu respuesta emocional (comienza el aburrimiento), de modo que ya no disfrutas mucho de lo que estás haciendo”.

En este sentido hay muchas investigaciones sobre cómo instaurar hábitos que sean aliados en la consecución de tus objetivos pero hay que tener en cuenta que los hábitos pueden llevarnos también al aburrimiento y al abandono de los mismos por lo que cuando veamos que dejamos de seguir algunos hábitos que nos ayudan a la consecución de nuestros objetivos habría qué pensar cómo sustituirlos por otros que nos motiven más, sean más divertidos y trabajen a nuestro favor.

“El desafío”, dicen los investigadores, “es descubrir cómo cambiar las cosas en tu mente sin dejar de mantener la eficiencia”.

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Valores como la autenticidad y la vulnerabilidad mejoran el clima laboral.

Según un artículo publicado en  Harvard Business review los empleados/as que indican que tienen buenos amigos/as en el trabajo tienen niveles más altos de productividad, atención y satisfacción laboral que el resto de personal.

En una encuesta realizada por Pew and American Life Project se pone de manifiesto que solo el 12% de los vínculos más cercanos de los encuestados/as pertenecían a su entorno profesional y si ampliamos el círculo y analizamos las personas que fueron importantes en la vida del encuestado/a los resultados no son muy diferentes ya que solo el 19% tenía una relación un poco significativa con algún compañero/a de trabajo.

Según la pirámide de Maslow la tercera necesidad básica y fundamental del ser humano es la pertenencia, necesitamos pertenecer a una tribu o grupo que nos apoye. Según Maslow la falta de pertenencia a un grupo nos puede provocar ansiedad o incluso depresión. 

En este sentido y teniendo en cuenta esta necesidad básica podemos pensar que uno de los lugares en el que más tiempo pasamos es en el trabajo, pasamos entre 8 y 9 horas diarias en el centro de trabajo por lo que podría ser un lugar ideal para fomentar conexiones positivas que incrementen nuestro bienestar y para aumentar nuestra productividad, salud y confianza.

No obstante la amistad en el trabajo suele ser complicada por diversos motivos, cuando surge un conflicto se suele solucionar más fácilmente si no hay una amistad de por medio y se pueden tomar decisiones basadas en resultados sin interponer otras situaciones que podrían influir y que hacen que los límites entre trabajo y amistad se difuminen. Además, la competencia suele ser parte de la cultura de trabajo y ello nos empuja a poner límites a la amistad por miedo a sentirnos vulnerables. 

Sin embargo muchos de los beneficios que provienen de tener amigos en el trabajo se consolidan en valores como mostrar la vulnerabilidad, la autenticidad, la empatía y la humildad. Enfatizar estos valores hace que el ambiente de trabajo sea más amigable incluso si no hay verdadera amistad.

En resumen, la investigación llevada a cabo por John Cacoioppo, pionero en la neurociencia social, muestra que los verdaderos beneficios para la salud y la felicidad provienen no tanto de la cantidad de amigos que tengas sino más bien de la conexión social que tengas con ellos/as, de modo que nutrir el sentimiento interno de conexión y amistad es lo más importante para mantener un excelente ambiente de trabajo.

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Optimiza tu rendimiento

 

Buenos días a todos/as,

Después de muchos días sin contaros nada hoy amanecí con ganas de escribir, así que como dice la canción de "Los Aslandticos" "Hoy será será mi primer día, y mañana también y el resto de mi vida". Si no has escuchado la canción puedes hacerlo ahora. Yo la descubrí en un concierto de un grupo que sigo que se llama Yambú y, después de escucharla, se te queda como un estribillo que no puedes dejar de tararear porque es muy pegadiza.

Os cuento que según los últimos estudios sobre neuroproductividad nuestra capacidad de atención ha bajado desde los 40 segundos a 8 en los últimos años. Estamos acostumbrados a la recompensa inmediata y ello influye en nuestra productividad.

Fijaos que la atención plena dura de media 5,7 segundos, cuando pasa este tiempo o bien miramos el móvil o alguna red social o nos distraemos de alguna manera con algo que tenemos cerca o a veces incluso con algún pensamiento. Esto sucede normalmente porque tenemos demasiados objetivos en nuestra mente y queremos repasarlos para no olvidar ninguno. Nuestro cerebro es optimista y multiplica por 7 las tareas que cree que puede hacer en un día de modo que luego para poder cumplir con el planning se dispersa de una tarea a otra sin acabar ninguna. Es cierto que con este entrenamiento nuestra capacidad de multitasking ha mejorado pero, aún así, produce muchos errores porque la pérdida de foco nos hace perder tiempo que teníamos ya planificado para otras tareas y dejar cosas sin hacer que provocan ruido.

Para evitar esto, a mí me ha funcionado trabajar en bloques de tiempo, concretamente tengo 3 bloques establecidos. El primero desde que llego a la oficina, reviso la planificación del día y empiezo hasta la hora del almuerzo, suelen haber entre 90 minutos y 2 horas, para mí el tiempo optimo para estar enfocada.

El segundo bloque es desde que regreso de almorzar, reviso de nuevo la planificación y hasta las 13:00 horas en que me tomo un café. El café de la una está tan interiorizado que no me hacen falta alarmas, mi cuerpo me indica que es la 1 y casi siempre acierto.

Por último el tercer bloque va desde que me tomo el café y reviso la planificación hasta que salgo de trabajar.

Durante el primer bloque hago la "tarea diamante" aquella que me hace avanzar y que me da la satisfacción de que, pase lo que pase, ya está hecha. Fijaos que cada vez que paro e inicio un nuevo bloque reviso la planificación, este es el hecho que hace que todo funcione. Si no la revisas y confías en tu memoria terminarás perdida y divagando.

El segundo bloque varía según el día, cada día de la semana lo dedica a avanzar en una de las grandes tareas en que divido todas las tareas del departamento, excepto que salga alguna urgencia y aún así siempre recuerdo que mi amigo Ramón me enseñó que "Lo urgente, mañana lo será más o... habrá dejado de serlo", por experiencia os cuento que en la mayoría de las ocasiones las urgencias no son verdaderas urgencias sino que la perspectiva hace que cada uno veamos las urgencias de diferente forma.

Y por último el tercer bloque lo dedico "al laberinto de lo cotidiano"(*) contesto correos, atiendo llamadas, reviso algunas cosas y planifico el día siguiente.

Trabajar por bloques de tiempo es una buena opción para optimizar tu tiempo pero para ello es necesario un trabajo previo de agrupación de tareas similares, planificación y sobre todo no perder nunca el foco de cuál es tu intención del día o tu objetivo. A mí me ayuda mucho tenerlo escrito al lado de las tareas del día de modo que lo leo continuamente, si no lo tienes presente es muy fácil olvidarse y dedicar tu día al laberinto de lo cotidiano a apagar fuegos sin avanzar ni hacer nada significativo o que le de el sentido a tu día.

Es curioso que sentido tiene dos acepciones, una es lo que tiene importancia para ti y la otra es dirección. Si tienes un sentido tienes una dirección y si sabes donde vas encontrarás el camino. Como sabéis una de mis novelas preferidas es "Alicia en el País de las Maravillas" y allí hay un pasaje que me encanta:

Alicia está perdida y encuentra en su camino al gato:
–¿te importaría decirme, por
favor, qué camino debo tomar desde aquí? –Eso
depende en gran medida de adónde quieres ir, -dijo el
Gato. –¡No me importa mucho adónde…! –dijo
Alicia. –Entonces, da igual la dirección –dijo el Gato. Añadiendo:
¡Cualquiera que tomes está bien…! –¡Gracias
añadió Alicia a modo de explicación.
-¡Ah!, dijo el gato: –ten la seguridad de que
llegarás, sobre todo si caminas bastante,
añadiendo: ¡…Nadie camina la vida sin haber pisado
en falso muchas veces.!"

(*) Término acuñado por la comunidad de superhábitos

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