PROCESOS DE AUDITORIA EN EL 7PM

La previsión es siempre la mejor de nuestras armas, en caso de estar ejecutando un proyecto del 7º Programa Marco, desde la fecha de firma del Grant Agreement y hasta 5 años después de la finalización del mismo podemos recibir una auditoria.

Podemos ser auditados por una agencia de la Comisión Europea o lo que sucede en la mayoría de las ocasiones por una empresa subcontratada por ésta.

Debemos estar preparados para aportar toda la documentación que nos soliciten, la auditoria puede ser tanto de aspectos financieros como de sistemas de gestión.

Son obligaciones de los beneficiarios
1.- Conservar todos los documentos originales relacionados con el proyecto
2. -Facilitar a los auditores acceso a toda la información y documentación relacionada con el proyecto.
3.- Disponibilidad del IP y del resto de personal del proyecto

La documentación que suelen pedir los auditores son de dos tipos

1.- Información general de la Institución
- Documentos de constitución
- Fecha de creación de la Entidad
- Principios contables utilizados por la Institución (porcentajes de amortización...)
- Datos de las cuentas anuales de los últimos tres años
- Políticas de gestión de proyectos, compras, subcontrataciones...

2.- Información específica del proyecto
- Grant Agreement and annexo I
- Certificados de auditoria (si los hubiere)
- Detalle de los costes incluidos en el Form C
- Descripción del proceso de preparación del form c
- Facturas
- Autorizaciones de viaje
- Documentación que pruebe la relación de gastos con el proyecto
- Comprobación del pago de las facturas