Transformación digital

 

Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para contaros que estoy haciendo un curso sobre transformación digital promocionado por el Ayuntamiento de Valencia. Estoy disfrutando mucho del curso y de la plataforma interactiva de aprendizaje, es un entorno que invita a explorar nuevas posibilidades y te incita a usar nuevas herramientas. Una forma de trabajar diferente da resultados diferentes. Aprovecho para dar mis más sinceras felicitaciones a los creadores de la plataforma

Estoy impresionada porque me gusta mucho leer en papel, no me gusta los e-books ni las plataformas digitales. Me gusta el papel, en estos días tenemos una compañera nueva en el equipo y me he comprado un rotafolios para enseñarles, en papel, me gusta explorar las herramientas digitales a mi alcance, me gusta probar nuevos métodos, nuevos sitemas y sobre todo comparar. Recuerdo que mi abuela siemrpe decia: "Qui estiga be que no es menege" pero  creo que es en lo único que no le hago caso porque me gusta moverme, testar y analizar en base a mi experiencia.

Os cuento todo esto porque ayer estuve estudiando los pasos para implementar un proceso de digitalización y me dí cuenta que, aunque estemos hablando de tecnología e innovación, los procesos siempre son los mismos, pero adaptados a las nuevas circuntancias.

Las fases en el proceso de digitalización son:

1.- Diagnóstico inicial, como siempre, debemos saber de dónde partimos para poder trazar la estrategía y disfrutar del camino, si no sabes donde estás ni adonde vas es cómo decía Séneca: "No hay viento favorable para el que no sabe dónde va" o como decía el gato de Alicia "Si no sabes dónde vas cualquier camino te llevará allí" y lo que no le dice es que llegará después de muchas vueltas porque se puede ir al sitio en línea recta o haciendo zig zag. 

Esta fase es común siempre a cualquier camino que iniciemos ¿Dónde estamos?

2.- Analizar nuestro posicionamiento actual.- Una vez sabemos desde donde partimos tenemos que encender el GPS y ver dónde queremos ir y en qué parte del camino me encuentro.

Tengo que pensar cómo quiero ser percibido, cuál es el plus que aporto, en qué me diferencio y qué puedo aportar.  Como véis esta fase se repite también es la visión de dónde voy y qué quiero conseguir.

3.- Personalización.- Nuestro objetivo final es dar un mejor servicio al cliente o usuario para ello debemos personalizar el trato, hay que esforzarse porque nuestro usuario se sienta único porque esta pequeña acción genera un gran impacto positivo en los resultados finales. Es importante visibilizar que se trabaja en conseguir este tipo de relación y que pueden contactar contigo para resolver dudas.

4.- Construir acuerdos, alianzas y colaboraciones: "lo bueno compartido, dos veces bueno"

Se trata de transmitir la cultura de la digitalización y compartir nuevos valores, nuevas herramientas de trabajo para innovar en los procesos ys ervicios y comprometerse para adquirir nuevas capacidades.

Necesitamos transmitir a nuestros colaboradores la visión de futuro y para ello es necesario tener una visión transversal del equipo y tener objetivos a medio o largo plazo.

Ayer descubrí nuevas herramientas colaborativas como Hopin y estoy explorando otras nuevas que pronto pondré en práctica y os hablaré de ellas, las que más me gustan son las que nos acercan en la comunicación y transmiten cercania.

He experimentado que, últimamente, muy poca gente contesta el correo, y al final, pasará como con el teléfono, será una herramienta que usaremos en contadas ocasiones, muchas administraciones usan Whatsapp o Telegram para estar conectados con sus usuarios y facilitarles la comunicación.

Es cierto que el correo es una gran fuga de tiempo mpero muy útil si tienes un sistema.

5.- Estrategía.- Este es el último paso, sin un plan de acción no hay cambio, necesitamos una hoja de ruta para ir paso a paso y en los tiempos previstos. 

Como os he dicho al principio son las mismas fases que para insertar cualquier otro proceso: diagnóstico inicial, visión, estrategia y acción. Hasta los estoicos lo tenían claro. Por cierto, ¿os he hablado ya de los estoicos?

Por último, necesitamos dos cosas más, una es acceso a las herramientas digitales, aunque hay versiones gratuitas y la otra, y muy importante, es una gran pasión para ponerlas en práctica, creer que el esfuerzo que estás realizando es por un buen resultado y arropar a tu equipo para que también lo crea.

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Por favor, ¿Hay algo que no sea urgente?

Buenos días a todos/as,

Hoy me paso por aquí para reflexionar sobre si la matriz de Eisenhower sigue siendo valida en nuestros días. Confieso que siempre he sido seguidora nata de la matriz y sus cuadrantes pero, en la época en que estamos, rodeados de información, con cientos de estimulos y la cultura de la inmediatez, me pregunto si el concepto de lo urgente y de lo importante sigue siendo el mismo o ha evolucionado con el tiempo.

Hoy en día todo entra como urgente y me pregunto ¿urgente para quien? Además lo importante ha pasado a ser algo subjetivo, para saber si es importante necesitamos indicadores que nos permitan medir el impacto que dicha acción  va a ocasionar y no disponemos de tiempo para pensarlos de una forma clara y precisa, o mejor dicho, no es nuestra prioridad.

En estos momentos para elegir las tareas productivas necesitamos otras fórmulas, necesitamos crear hábitos y sistematizar procesos, si nos guiamos por las urgencias nos pasaremos el día apagando incendios y no avanzaremos con las tareas ralmente importantes y que nos llevan a cumplir con nuestros objetivos.

Llegados a este punto siempre recuerdo lo que me decía mi compañero Ramón y que viene al hilo. Siempre me decía "Lo urgente, mañana lo será más o... habrá dejado de serlo". Ramón, tengo que confesarte que cada vez estoy más segura de que tenías razón. También recuerdo a un profesor que tuve que en la firma de sus correos electrónicos siempre escribia, "Recuerda, tu urgencia no es la mía, planifica con tiempo." El 90 % de las cosas que creemos urgentes en realidad no lo son.

Lo que sigue vigente y me encanta es la matriz de lo urgente y no importante, el cuadrante 3, delegar. Este es mi cuadrante preferido pero para delegar con efectividad son importantes dos cosas: La primera es que delegues con el convencimiento de que la persona que lo va a hacer lo va a hacer igual o mejor que tú y para esto solo necesitas confianza y seguridad en la persona en quien delegas.

La segunda cosa que tienes que tener en cuenta es que necesitas delegar la tarea con todos los instrumentos que necesita para hacer la tarea ya que si piensas que las tiene y no es así o no las encuentra, tendrás interrupciones justificadas cada 10 minutos y, entonces, no avanzarás con lo importante. 

Me encanta delegar, confieso que al principio me costaba mucho,  pero he comprendido que no se puede crecer si no sueltas, soltar es crecer y asumir que siempre van a haber errores pero que los errores son aprendizajes, nadie está exento de errores pero la buena noticia es que podemos minimizarlos con sistemas, plantillas, check list, etc... Recuerda la memoria no es un buen sistema, ni de planificación de tareas ni de procesos, es mejor documentarlo y tener un buen sistema de gestión del conocimiento.

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La primera impresión se forma en tan solo 7 segundos

                                                         Buenos días a todos/as,

Hoy os escribo para contaros que este fin de semana he ido a ver la feria del empleo que han hecho en los jardines del MUVIM y pese a que habían muy pocos stands me ha gustado mucho la organización, la estructura y la gestión que han hecho del evento. Aprovecho este post para felicitar a los organizadores y sobre todo por elegir un enclave tan bonito para su realización.

En uno de los stands, concretamente en el de Valencia Activa estaban informando sobre cursos gratuitos, su portal de empleo y sus jornadas sobre emprendimiento. En otro stand estaban haciendo fotos profesionales para el curriculum, en otra caseta estaban haciendo juegos de rol, sobre cómo hacer una entrevista o cómo preparar el elevator Pitch...

Sobre este tema es el que quiero hablaros, porque creo que es un tema importante en comunicación. Si te estás preguntado qué es el "elevator pitch", te diré que es un discurso de presentación de una duración de entre 30 segundos y un minuto. ¡Impresionante! ¿Cómo me voy a presentar en menos de un minuto? Pues aquí os resumo la explicación. Muy resumida es que la primera impresión se forma en los primeros 7 segundos de conocer a una persona por lo que no podemos perder ni una oportunidad, hay que tenerlo listo y comunicarlo con confianza y seguridad.

Lo primero que explicaron es que el discurso tiene que estar preparado previamente y practicado para que suene natural, esto es lógico, es como todo en la vida, cuanto más tiempo dedicas mejor sale. Si solo tienes un minuto para hacer un discurso eficiente lo mejor es no perder la oportunidad y tenerlo ensayado.

Pero después hay que tener en cuenta muchas cosas que seguro que te suenan de otros posts y que son siempre las mismas reglas de comunicación:

1.- Con la primera frase trata de captar la atención de tu interlocutor. La primera frase es muy importante, incluso en las novelas, si coges una novela y lees la primera frase veras que siempre levanta la intriga para que sigas leyendo, por ejemplo, en la obra Cien años de soledad Gabriel García Márquez empieza diciendo: "Muchos años después, frente al pelotón de fusilamiento, el coronel Aureliano Buendía había de recordar aquella tarde remota en que su padre lo llevó a conocer el hielo".

Los lectores tiene ganas de saber más, apela a lo emotivo y además nos deja en intrigados. La primera frase de tu discurso debería ser clara, sencilla y concisa, de modo que el interlocutor espere saber cómo haces lo que haces.

2.- Usa tu tono natural, que lo que digas te represente. No utilices tecnicismos ni palabras difíciles que faciliten la comprensión. Esto sucede incluso con el lenguaje administrativo, se trata de acercarte a tu interlocutor por lo tanto el lenguaje siempre debe ser sencillo, natural y conciso pero, sin caer en el coloquialismo.

3.- Incluye una historia, una frase, un gancho que te haga empatizar con tu audiencia. Esto también lo vemos en todos los discursos, trata de dar datos, pero eso si, que no sean aburridos o incluye una historia memorable o algo que te identifique y destaque tu valor diferencial.

La gente suele recordar bien las historias y además generan confianza y transmiten valores. La historia debe ser memorable y sobre todo concisa porque tiene que caber en el discurso global de un minuto.

4.- Incluye una propuesta de valor clara y el beneficio que aportas.

Y eso si, todo esto debe durar solo 30 segundos o un poco más, así que para adquirir seguridad y confianza lo mejor es practicarlo, practicarlo y seguir practicando. Yo ya estoy preparando el mío, ¿te animas?

La estructura de este discurso es:

- Indicar quien soy.

- Qué resuelvo y cómo lo hago.

- Indicar el elemento diferenciador.

- Cerrar el discurso con algo que atraiga.

Voy a intentar preparar mi discurso y os cuento el resultado.

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