Buenos días a todos/as,
Hoy vuelvo con un tema recurrente y en el que estoy avanzando con el último curso sobre transformación digital. Retomo el tema de la productividad, pero hoy, desde otro punto de vista, hoy nos vamos a centrar en las herramientas digitales que nos ayudan a avanzar en nuestras tareas como mayor efectividad.
En primer lugar y antes de empezar quisiera recordar algo que ya os he contado en otras ocasiones pero que es necesario recordar para evitar la pérdida de tiempo en cosas que no nos van a aportar valor. Ya sabéis que el tiempo es nuestro bien más escaso y hay que aprovecharlo al máximo, pero no solo en trabajar, también podemos aprovechar el tiempo que ahorremos en salir a pasear o en estar más cerca de la familia.
En definitiva, no se trata de integrar todas las herramientas digitales que existen, ni de probarlas para ver si nos gustan, como siempre, nos tenemos que basar en la estrategia para decidir qué herramientas nos aportan valor y nos ayudan a ser productivos, hay que seleccionar teniendo en mente nuestros objetivos.
Como siempre el primer paso es ver cuáles son las tareas que más espacio ocupan en nuestro día a día, necesitamos hacer es un análisis de cómo utilizamos nuestro tiempo y qué tareas de las que hacemos e mayor medida se pueden automatizar. Recordad aquello de que el 20 % de nuestras tareas producen el 80 % del impacto, vamos a centrarnos en ese 20 % y hacer que aún sea más efectivo.
Una vez sepamos en que consumimos nuestro tiempo es el momento de ver qué herramientas utilizamos y cuáles nos funcionan o cuáles se podrían mejorar. No vamos a cambiar las que usamos pero si podemos testear otras que están apareciendo y que son muy útiles para, por ejemplo, organizar la información y evitar la pérdida de tiempo en buscar archivos que no sabemos dónde hemos guardado.
Cuando conozcamos en qué usamos nuestro tiempo y qué podemos mejorar podemos seleccionar las herramientas. Fijaos que el primer paso no es la acción, lo primero es tener claro cuáles son los objetivos, qué deseamos lograr y tener nuestra meta clara porque ello nos ayudará a tomar las mejores decisiones. Si usas el tiempo en definir cuál es el objetivo, la estrategia para llegar a dichos objetivos y el plan de acción para cosneguirlo ya trienes casi todo el camino recorrido, lo que menos cuesta es implementar las herramientas e implartarlo. Recuerda que el trabajo previo es fundamental.
Una de las herramientas que más me gusta es planner, si trabajas en equipo o to do si no hace falta compartir las tareas con tus compañeros/as. Planificar con planner o con to do evita correos electrónicos que solo causan ruido. Creo que ha llegado la hora de minimizar el uso del correo a cosas esporádicas y en que realmente sea necesario. En el próximo post os hablaré del correo.
Otra de las herramientas útiles es el calendario de google para apuntar aquellas tareas que tienen una fecha y hora prefijada. Es muy útil porque si usas el correo de outllook puedes convertir correos en tareas y ahorrar tiempo en la planificación.
Otra herramienta a incoporar es one drive o cualquier herramienta en la nube para compartir documentos. En mi caso, uso Office 365 y tengo integradas todas las herramientas que necesito. To do, Planner, One Drive y Teams para las reuniones virtuales. Si te ayudas de estas herramientas te aseguro que tus correos disminuirán al menos en un 20 % porque ya no hará falta enviar correos de recordatorios, ni para invitar a reuniones, ni para planificar...
Todas estas herramientas solo funcionan si:
1.- Antes de utilizarlas tienes claro para qué las vas a utilizar y que quieres conseguir.
2.- Agendas tiempo para hacer la planificación semanal el lunes a primera hora y el viernes a última para revisar la semana. Hace falta un método, sistematizar los procesos es la mejor herramienta para que no hayan errores.
Los entornos digitales nos ayudan a simplificar tareas y a dar respuesta a nuevos retos y desafios que van surgiendo.
Espero que os haya gustado, en el próximo post os hablaré del correo electrónico y en los siguientes iré entrando en cada una de las herramientas. Además también os quiero hablar de sistematizar la búsqueda y la organización de la información y de los criterios para archivar de forma que todo el equipo encuentre siempre lo que bsuca inlcuso si no le dijiste dónde lo guardaste.
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